労務のAdvent Calendar 2023の1日目ということで、給与計算チェックを自
動化するGozalの高谷が労務について書いていきたいと思います

給与計算をチームで行う上で
重要な行動習慣を7つまとめました。
アウトソーシングを活用する場合でも、
社内で内製化している場合でも
より良いチームを作るために必要だと思うことをまとめています。

❶毎月チームで振り返りをしているか
❷ミスが2度発生しない仕組みがあるか
❸マニュアル頼みになっていないか
❹知識をインプットする仕組みがあるか
❺新しいシステムを学び続けているか
❻従業員と一定時間対話しているか
❼自動化＋人間性を組み合わせているか

以下に1つずつ解説していきます！

❶毎月チームで振り返りをしているか

給与計算で最も重要なのが振り返りです。
まずは個人で実施するだけでも良いです。
関係者全体でも開催できると最高です。
アウトソーサーがいるなら彼らも巻き込めるとより良いです。

最も議論すべき3項目

• ミスがあった場合は原因と対策を言語化しきる

• 処理で理解不足な点、曖昧な点があったらルール確認

• 時間がかかった対応、作業があったら原因と対策を言語化しきる

• 来月チャレンジすること、注意点を確認

❷ミスが2度発生しない仕組みがあるか

ミスは必ず発生するスポーツ、それが給与計算です。
重要なのはミスを繰り返さないことです。
ミスを生み出した原因の原因を潰しに行くことを忘れずにやりましょう。
だいたい本気で行動すれば変えられるものばっかりです。
面倒でも、気が引けることでもやり切りましょう

そしてミスの根本原因が根絶されたかどうかもちゃんと追いかけて、確認しましょう。
なんとなくそのままにするのが最悪です。

❸マニュアル頼みになっていないか

マニュアルが悪いわけではないです。
一方でマニュアル通りに処理するだけになってしまうとリスクです。
労務って例外との戦いだったりします。
なので、マニュアルがあっても「なぜその処理をしているのか」を毎回必ず意識しましょう。

ガチガチにマニュアルを作って満足している労務チームのリーダーは、そのマニュアルの裏にある根拠や理由を伝え続けることにも熱量を持つ必要があります。

❹知識をインプットする仕組みがあるか

知識はとても重要です。
スプレッドシートの関数を1つでも多く使えるようにする。
労基法を1条でも多く知る。
他社の休暇制度を1つでも多く学ぶ。
判例を1つでも多く理解する。

やることは無限にあるので、継続して1歩ずつでも学び続ける仕組みが必要です。

❺新しいシステムを学び続けているか

労務に限らず新しいツールは必ず触る、学ぶべきです。
ChatGPTを労務で活用する方法はないかな
Gozalで給与計算チェックを自動化できるらしいけど何ができるのか
あのサービスで新しい機能が出たらしいけど使えるかな

新しいツールを使うことで、問題解決を一気に進めらるかもしれません。
今のツールよりも安い、早い可能性もあります。
逆に今のツールが良いものであり続けていると確認できます。

❻従業員と一定時間対話しているか

従業員が何を感じているか
制度やルールに対してどういう感情を持っているか
そういった情報は定量的には分かりません。
直接雑談したり、関わっていくことで感じる部分です。

完璧には理解できなくても、少しでも理解するための時間を投資すべきです。

❼自動化＋人間性を組み合わせているか

完全な自動化は逆にリスクもあります。
労務管理は状況や時代によってあり方は変わっていくので、必ず今の運用を可変させるタイミングがあります。

その時に、自動化だけに頼っていると運用をどうすべきかわからなくなってしまうこともあります。
また自動化は、既知の処理を効率化することには有効ですが、まだ未知の問題を発見するためにはなんとなく日次の勤怠を全社員分眺めたり、勤怠のコメントを読んだりすることも重要です。

熟練者は勤怠データの羅列から離職リスクやメンタルの問題を察知することができると言いますが、そういった人間的なセンサーを持っておくことも重要です。

最後に

人類史上、最も労務管理が難しい時代。
SaaSの乱立、書類の電子化が進んだことと逆行して、労務管理は複雑化、以前よりもむしろ旧式化・手作業が増加している。

この流れは、これからまだ5〜10年は続き、労務管理は人類史上最悪の複雑さを更新し続けていくだろう。

そんな時に属人化の是非について議論することは、果たして有効なのか。いやきっと有効だろう。労務管理の業務を正面から捉えて、本質的に改善するアプローチのスタートになる。

労務管理について考察した下記の記事もぜひご覧いただき、ご意見などいただけるとありがたい。

そして、この記事を見てくださっている労務担当者の皆さん。
企業を超えてより良い働き方を作るために、学びを共有するコミュニティを運営しています。

労務に関わる方であればどなたでも無料で参加できますので、ぜひ一緒に良い労務を作っていきましょう。

ご覧いただきありがとうございました🙇‍♂️

ちょっと宣伝
給与計算のチェック業務を自動化するソフトウェアを開発しています。非常にニッチで渋い領域のプロダクトなのですが、ご興味ある方はお気軽にお問い合わせください！