労務のAdvent Calendar 2023の5日目ということで、給与計算チェックを自
動化するGozalの高谷が労務について書いていきたいと思います

勤怠締めが早いチームは、
基本的に社内の雰囲気や
パフォーマンスも高いです。
期限を守り、スピードが速いことを
大切にして、それが根付いていること
の証明でもあります。

勤怠が締まるまでの速度を
早くするための10原則
についてまとめました。

❶各部門長にタスクを渡す
❷期限を本気で厳格化する
❸遅延者に対策言語化を依頼
❹入社初月社員は週次でフォロー
❺ブラックリスト締日前フォロー
❻複雑な申請方法・ルールを潰す
❼申請ミス・漏れへの丁寧にフォロー
❽勤怠イベント別マニュアル改善
❾経営層から勤怠マインドの宣言
➓経理チームに勤怠締日を宣言

これを徹底すると必ず勤怠締め速度が速くなりますので、ぜひ参照して下さい。

❶各部門長にタスクを渡す

勤怠の未入力、残業の申請漏れなど
日々アラートできていれば、月末月初までに締まりやすいです。

労務が毎日全員のデータを見て
連絡するのは負荷が大きく、継続性がないので
各部門の承認者にその対応を任せていきましょう。

ここを任せられない会社は規模の拡大に
耐えられないチームになります。

実際に過労死などの問題が起きた時に
直属の上長は法的責任を負うこともあり
そのリスクを考えても、リスクをケアするための
タスクを担ってもらうことは合理的です。

また社員もいつも一緒に仕事してる上長に
勤怠についてフィードバックされると
細かく働き方を見てくれているなと安心感にもつながります。

上長も勤怠を日々見ることで、
部下の働き方を細かく理解することができます。

❷期限を本気で厳格化する

勤怠提出の期限は何時までなのか
宣言しておくことが重要です。
曖昧にしないことが勤怠高速化の第1歩。
提出期限を過ぎた場合は給与が払えないと
しっかり伝えていきましょう。
顧客に対して納期を守るのと同様
勤怠提出期限を守るのも当たり前にしていく
そのために期限を重要視します。

❸遅延者に対策言語化を依頼

勤怠提出が遅れたことを当たり前にしないこと
そのために、提出が遅れた社員・上長には
遅れた原因と再発防止策を言語化して提出してもらいます。
勤怠の提出時期を軽んじられている会社は
まず、提出遅れに対する厳格な対処を始めましょう。

❹入社から3ヶ月は週次でフォロー

入社して最初の数ヶ月間は徹底的にフォローします。
勤怠マインドは前職で培われるものなので、
前職が緩い方もいると思います。
入社して最初の3ヶ月で
徹底的に勤怠マインドを作る期間を作ります。
週次でフィードバックをして、
労務側から「わからない申請はないか？」など確認
漏れやミスも指導していきましょう。

❺ブラックリスト締日前フォロー

勤怠って結局早く提出する人は早いし
遅れる人は、ずっと遅いということがよくあります。
この人は遅いなと思ったらブラックリストとして
対象者を記録しておきます。
そういう人たちには特別に対策を企画して
施策を打っていきましょう。
それで改善したかどうかを追いかけて
リストから外せるまで勤怠マインドを育てるために
毎月フォローをします。

❻複雑な申請方法・ルールを潰す

勤怠の速度を最も阻害する要因として
出張、半休など勤怠イベントごとの申請方法を
社員が理解できていないことです。
チェック・修正依頼やり方の説明
その数が多いと勤怠速度は遅いままです。

社員が理解できていない要因として
申請が複雑なことです。
ルールが多すぎると勤怠申請も複雑化して
その指導の工数も飛躍的に増えていきます。

なるべくルールはシンプル
申請方法も簡単なほど高速化につながります。

❼申請ミス・漏れへの丁寧にフォロー

勤怠の申請漏れやミスが起きた時に
「こうやってください」と軽くフォローするだけだと再発する可能性があります。

なぜそうして欲しいのか
どこに対応方法がまとまっているのか
背景や少し違うパターンも同時に説明するなど
丁寧にフォローしていきましょう。

あと勤怠を修正してくれた方に対する感謝を伝えることも重要です。

❽勤怠イベント別マニュアル改善

出張、在宅、半休など勤怠イベントごとに
マニュアルをしっかり作っておきます。

「在宅の時ってどう申請したらいいんですか？」

系の質問が必ず発生するので
いちいちテキストで細かく言うのではなく、
URL+補足でスピード対応できるように準備します。

これも勤怠締めを早くするために
重要な準備です。
またマニュアル渡したのにミスが起きたら
マニュアルがわかりづらい可能性もあります。

一度作ったマニュアルも定期的に改善しましょう。

❾経営層から勤怠マインドの宣言

代表取締役や役員が労務に全く興味がない場合
勤怠の提出もどうでもいいカルチャーになりがちです。
それを防ぐために、経営層を巻き込んで、
勤怠提出を早くすることの重要性を
語ってもらうようにしましょう。
迅速な経営判断のためにも人件費は早く
計算できた方が良いので、
経営陣から全社員に向けて、勤怠早期化を目指すことを
宣言してもらうことは重要です。

➓経理チームに勤怠締日を宣言

経理チームに何営業日までに給与計算結果を渡せるのか
伝えておくことが重要です。
ここが曖昧だと、まあ今回は色々あったので
遅れても良いか、と考えてしまいがちです。

自らにプレッシャーをかけてでも、早期化にこだわって
勤怠処理も逆算して対応していきましょう。

最後に

人類史上、最も労務管理が難しい時代。
SaaSの乱立、書類の電子化が進んだことと逆行して、労務管理は複雑化、以前よりもむしろ旧式化・手作業が増加している。

この流れは、これからまだ5〜10年は続き、労務管理は人類史上最悪の複雑さを更新し続けていくだろう。

そんな時に属人化の是非について議論することは、果たして有効なのか。いやきっと有効だろう。労務管理の業務を正面から捉えて、本質的に改善するアプローチのスタートになる。

労務管理について考察した下記の記事もぜひご覧いただき、ご意見などいただけるとありがたい。

そして、この記事を見てくださっている労務担当者の皆さん。
企業を超えてより良い働き方を作るために、学びを共有するコミュニティを運営しています。

労務に関わる方であればどなたでも無料で参加できますので、ぜひ一緒に良い労務を作っていきましょう。

ご覧いただきありがとうございました🙇‍♂️

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